Bei Dokumenten setzen Vermittler auf unterschiedlichste Übermittlungswege – ob persönliche Übergabe an den Kunden, Versand per einfacher Briefpost, Einschreiben, SMS, Whatsapp oder sogar noch per Telefax. Doch nicht jeder Weg führt zum gewünschten Ziel. Insbesondere die Rechtssicherheit bleibt manchmal auf der Strecke. Das kann vor allem bei der Beratungsdokumentation zum Problem werden. Denn die beste Dokumentation nützt nichts, wenn der Vermittler den Zugang beim Kunden nicht nachweisen kann.

Der Arbeitskreis Beratungsprozesse hat daher jetzt einen Wegweiser für die rechtssichere Maklerkorrespondenz entwickelt: Vermittler können das Dokument der Brancheninitiative hier kostenlos herunterladen (externer Link). Der Wegweiser zeigt ferner mögliche Kollisionen mit dem Datenschutz auf. Hinweise zum Praxiseinsatz ergänzen die Übersicht.

Grundlage: Versicherungsvertragsgesetz
"Versicherungsvermittler müssen nach Paragraf 61 Versicherungsvertragsgesetz schon vor dem Abschluss alle wesentlichen Inhalte ihrer Beratung, den sich daraus ergebenden Rat sowie die Entscheidung des Kunden dokumentieren", erläutert Michael Franke, Vorstand im Arbeitskreis, die Gründe für die Erstellung des Wegweisers. 

Dabei liege die Beweislast für die Einhaltung der Dokumentationspflichten immer beim Vermittler. Diese Auffassung habe nicht zuletzt das OLG Karlsruhe mit seinem Urteil vom 7. Dezember 2021 (Az. 9 U 97/19) bestätigt. "Eine Beratungsdokumentation kann noch so gut und präzise sein – wenn der Kunde den Empfang erfolgreich bestreitet, taugt sie nicht zur Enthaftung", so Franke. Doch den Zugangsnachweis erbringen nicht alle Korrespondenzwege – daher der Wegweiser. (jb)