Für Unternehmen gibt es zum 1. Januar 2025 eine wichtige Änderung, die sie beachten müssen: Ab diesem Tag gilt bei Geschäften mit anderen Gesellschaften (B2B) die Nutzung der elektronischen Rechnung ("E-Rechnung"), wenngleich mit Übergangsregeln. Das beschloss der Bundesrat in seiner Sitzung am 22. März 2024, als er dem sogenannten Wachstumschancengesetz in der letzten Kompromissfassung des Vermittlungsausschusses zugestimmt hat. Im Geschäftsverkehr mit privaten Kunden ist die "E-Rechnung" nicht Pflicht, hier bleibt alles beim Alten. Hintergrund der Entscheidung des Gesetzgebers ist, im Zuge einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft auch den Umsatzsteuermeldeprozess zu automatisieren.

Davon sind auch gewerbliche Vermittler und Vermögensverwalter betroffen – wenngleich in unterschiedlichem Maße, abhängig von ihrem konkreten Geschäftsmodell. Wer Gewerbekunden gegen Honorar berät, muss diesen künftig eine "E-Rechnung" stellen. Ferner werden sie umgekehrt auch von ihren eigenen Dienstleistern für bestimmte Services eine Rechnung im neuen Format erhalten.  

Kein als Mail verschicktes PDF
Wichtig ist hierbei, dass eine "E-Rechnung" nicht einfach eine per Mail verschickte Rechnung ist. Vielmehr muss sie in einem "strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht", wie das Softwarehaus Lexware mitteilt. Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen. Laut Lexware haben die Finanzämter entschieden, dass die Formate "ZuGFeRD" und "XRechnung" den neuen Anforderungen entsprechen. Auch das sogenannte "EDI-Verfahren" sei unter bestimmten Voraussetzungen weiter anwendbar.

Das neue Gesetz sieht aber Übergangsregeln vor, um Unternehmen die Umstellung zu erleichtern. Bis Ende 2026 können Unternehmen im Bereich B2B Rechnungen noch in Papierform oder als PDF übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt, so Lexware. Auch bis Ende 2027 ist dies noch möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt. Ab 2028 müssen dann aber Geldforderungen als "E-Rechnung" verschickt werden. (jb)